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業務時間が半分に?e-Gov電子申請による手続きが今後は急速に便利になりそうです!

業務時間が半分に?e-Gov電子申請による手続きが今後は急速に便利になりそうです! - 社会保険労務士事務所オフィスアールワン | 東京都千代田区

こんにちは。東京都千代田区の社会保険労務士事務所オフィスアールワンの長谷川(はせがわ)です。つい先日、友人たちと熱海旅行に行ってきました。おいしそうなおつまみを買い漁り、夜中までひたすら飲み会に興じました。楽しい時間が過ごせたものの、部屋から一歩も出なかったので別に熱海でなくてもよかった気も・・・。

さて、あなたの会社では総務省が運営する電子申請システム(e-Gov)を利用していますか?

e-Govは人事労務関係の手続き書類を、パソコンからインターネットを介して電子申請できるシステムです。つまり、手続きのたびに役所の窓口に持ち込んだり郵送したりする必要がありません。実際に私たちの事務所でも、約2年前からe-Govを利用しており、毎月数百件と発生するお客様の手続きをほぼすべて電子申請で行なっています。

「郵便代や人件費も削減できて便利なシステムだな」と思われるかもしれませんが、2014年時点でe-Govの普及率はわずか4%という数字でした。同じようなシステムで、税務分野にも電子申請システム(e-Tax)がありますが、そちらはその当時の普及率が50%を超えています。それと比べても、かなり低い普及率であったことは間違いありません。

それはなぜなのでしょうか?今回はe-Gov電子申請のこれまでの課題を考えつつも、それが今後は急速に改善されそうな見通しについてもお伝えします。

 

e-Gov電子申請の普及が進まない、2つの大きな課題

e-Govが普及しない要因はさまざまであると思いますが、実際に実務を担当した当事者として、私が考える大きな課題は2つあります。

 

1つ目の課題は「e-Govの操作が複雑で時間がかかる」ことです。(簡単に言ってしまえば「めんどくさい」のです!)

たとえば、1つの手続きにおいて3つの添付書類が必要である場合、その書類に電子証明を付与するために同じ操作を3回繰り返さなければならない・・・といったたぐいの作業が多々発生します。

また、申請先や手続きの種類によっても操作感が大きく違いますし、手続きが完了した後に受領するデータのファイル形式も、社会保険と雇用保険の手続きで異なったりします。

そうなるとe-Govの操作を覚えること自体も一苦労ですし、そこでこちらの申請担当者が変わることがあれば、またゼロから時間をかけて教えなければならない・・・など、一向に業務効率化が進みませんでした。

 

そして2つ目の課題は「e-Govには手続き状況の進捗管理をする機能がない」ということです。

常時百件以上の手続きが同時進行している私たちの事務所では、これは致命的な課題です。そのため、e-Govで電子申請した手続きは「どこの会社で、誰の、何の手続きを行なったのか」という管理リストを別に作成して対応しなければなりませんでした。そのリスト管理にかかる時間も大きな負担です。

(まさにこの進捗管理機能がないことが、e-Govの普及がすすまない最大の要因ではないかと、私は思っています)

 

e-Govの画面を介さずに、電子申請ができるように

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そのような課題を抱えながら電子申請で手続き業務に対応していましたが、いまから1年ほど前、事務所の代表の高澤とお付き合いのあった株式会社ユー・エス・イー様から「シャーロット」というシステムの試験版導入について、お話をいただきました。

「シャーロット」は、e-Govが2014年より新たに外部連携APIを公開したことを受けて開発されたクラウド型の人事労務システムです。これは簡単にいうと、e-GovのWEBサイトを利用することなく、「シャーロット」の画面や機能を使って直接、従業員の入退社などの人事労務手続きの電子申請が行えるというものです。

とはいえ、お話をいただいたときは、私もよく仕組みがわからず「とりあえずは使ってみよう」という程度でした。

しかし、実際に使ってみるとその便利さに驚きました・・・。

 

業務にかかっていた時間が、これまでの半分に

まず、これまでのe-Govの画面や機能を通すことなく電子申請が行えるようになったことで、操作の面倒な点が無くなり、スピーディーに申請を行うことが可能になりました。また、異なる申請先や社会保険・雇用保険の手続きごとに発生していた操作感の違いも統一されたことで、すぐに操作をおぼえることができるようになっています。

そして、問題であった進捗管理についても、「シャーロット」では申請をした時点でいつ、だれが、なんの申請を行ったかという情報が自動で登録されるため、履歴がひと目でわかります。たとえば、e-Govではできなかった従業員名での進捗検索ができるようになったので、お客様からのお問い合わせに対してもその場ですぐにお返事ができるようになりました。

その他にも、毎月大量に処理が必要な手続きの一括申請ができるといった機能も便利です。(実際に「シャーロット」は従業員数3,000名を超えるような手続きが大量に発生する企業を中心に導入が進んでいるということです)

私たちの事務所も「シャーロット」を導入したことによって、今まで手続き業務にかかっていた時間を半分近くに削減することができ、人事労務業務におけるIT化の威力をまざまざと実感することになりました。

 

これからの社会保険労務士に求められる高い専門性

昨今、人事労務分野へのIT業界の参入が加速しています。今回のe-GovのAPI公開によって、今後はシャーロットのようなサービスを利用すれば企業が自社でも手続きを処理することができるようになりますし、その分野における社会保険労務士事務所の存在感は今後どんどん薄れていくことを肌で感じます。

ただ、これは社会保険労務士業界にとって決してマイナスではないと私たちは考えています。

むしろ、煩雑で時間がかかっていた手続き業務を「シャーロット」のような人事労務システムが代行してくれることで、逆に私たちは日々企業で起こる「人」にまつわるリスクの相談・対応に、より多くの時間をかけられるようになるためです。

特に近年では、労務環境(特に残業時間)に対して政府の目が厳しくなっており、企業はこれまで以上に法令遵守、労務環境整備に力を注がなければならない状況になっています。各社それぞれの背景もふまえながらそれらに対処していくためには、社会保険労務士にもこれまで以上に多くの時間と高い専門知識が求められることは明らかです。

真の意味で「企業経営のパートナー」として頼りにしていただける社会保険労務士事務所となるために。私たちオフィスアールワンは、この人事労務分野における変革を契機ととらえています。

 

長谷川 靖二郎(はせがわせいじろう)のイメージ

執筆者

社会保険労務士事務所オフィスアールワン 長谷川 靖二郎(はせがわせいじろう)
大学の法学部を卒業後、法律事務所やキャリアコンサルタントなどの業種を経験。「法律」と「人」に対する強い興味が現職のモチベーションです。 人材業界の経験から、会社にとって「人」がどれだけ重要であるかを痛感しており、特に採用関連のトピックは色々とご相談に応じられます。 「自分が変われば周りも変わる」がモットー。お酒が好きで何でも飲みます。

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