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今年10月のマイナンバー通知までに、企業が準備すべき5つのポイント。

今年10月のマイナンバー通知までに、企業が準備すべき5つのポイント。 - 社会保険労務士事務所オフィスアールワン | 東京都千代田区

こんにちは。社会保険労務士事務所オフィスアールワンの西嶋(にしじま)です。最近、運動不足解消の為に2kmのランニングを日課にしています!

いよいよ、2016年1月からマイナンバー制度がスタートします。(マイナンバー制度については以前にこちらの記事でも紹介しました)現時点では企業としては何をすべきか分からず、対応準備が進んでいない・・・という会社もまだまだ多いことでしょう。

しかし、ご安心ください。やるべきことをしっかりと整理しておけば、実は企業の負担はそれほど大きくはありません。今回は「制度が始まる前」に企業が準備しておくべきこと、そして注意点をご紹介します。

 

「マイナンバー通知」までに準備すべきこと

来年1月のスタートにさきがけて、今年の10月から「番号(個人、法人)の通知」が開始されます。
※番号は「特定個人情報(行政手続きで個人を認識するもの)」であり、特定個人情報保護委員会が管理ガイドラインを設けています。

番号が通知される10月までに、必要な準備は下記5点です。

①「番号を利用した業務の洗い出しを行う」
従業員の社会保険取得手続き、源泉徴収票、支払調書発行等。

②「番号を取り扱う事務担当責任者の選任と全従業員への教育を行う」
特定個人情報にあたる番号の適切な取り扱いについて周知し、定期的に研修を行う。

③「番号収集の方法を決める」
従業員からどのように個人の番号を収集するかルール化する。

④「収集した番号の管理方法を決める」
収集した番号をどのように管理するのかルール化する(紙媒体で保管、PCに保管等)。
保管手段を決めたら情報を漏えいさせないための方法をルール化する。

⑤「取扱規程を作成する」
番号の取扱いについて企業としてどう取り組んでいくのか基本方針を策定する。

以上です。

 

上記のなかでも、対応がやや難儀と感じられるのは①②⑤あたりでしょうか。

①の「業務洗い出し」については、社会保険手続については厚生労働省のホームページの確認、また税金分野については税理士か国税局のホームページを確認すれば参考になるでしょう。

②の「従業員教育」については、実は具体的なガイドラインはが定められておりません。「番号の目的外の使用禁止」「正当な理由無く第三者へ情報を提供したら懲役と罰金」といった点の周知がポイントとなります。

⑤の「規程策定」はゼロからの作成はやや難しいかと思います。今後どちらかでひな形を入手するのが近道でしょう。(当事務所も準備しています)

 

もちろん、それぞれについて当事務所でもご相談を受け付けております。(税金分野のみ除きます)

 

特にマイナンバー制度で注意すべきポイントは

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さらに、これらの運用を開始するうえで、特に気にしておきたいポイントを2点お伝えします。(2点目が特に重要です)

 

①「番号収集では本人確認が必要です(他人の成りすまし防止)」

企業が個人から番号を収集するにあたっては、本人を確認することが義務付けられています。本人確認は「番号カード(平成28年1月に任意発行)のみ」か、「通知カード(平成27年10月から通知)と写真付きの身元確認書」を、対面もしくは書類送付にて行う必要があります。

※ただし、身元確認書については、雇用関係があり、本人に相違ないことが明らかに判断できる場合、提示する必要はありません。

また、番号は役員をはじめ、全従業員(契約社員、パート、アルバイトも含む)から収集する必要があります。番号の収集が出来ないと税金分野、社会保障分野の手続きが出来なくなる可能性があります。収集方法をルール化して収集漏れがないようにしましょう。

 

②「収集した番号の保管と廃棄」

番号は特定個人情報に当たるため、情報漏えいさせないために適切な管理が必要です。

▽具体例▽

紙媒体で保管する場合
保管場所への立ち入りは事務担当者のみとし、入退室の際は施錠管理する

PCにてデータで保存する場合
外部からのアクセス制限、PC利用者を事務担当者に限定、ファイルにパスワード設定する

また、個人番号が記載された書類については法令で定められた保存期間を経過したら廃棄する必要があります。さらに、廃棄の際はいつ廃棄したのか記録を残す必要があります。

※中小規模事業者については廃棄したことを確認するまででよいとされています。

 

ここまで見ていただいた通り、マイナンバー制度開始に伴い、企業が行うべきことは決して少なくはありません。しかし、事前に何をやるべきかを整理し把握しておけば、制度開始後の運用はさほど負担が重くないといえるでしょう。

マイナンバー制度については、現時点(2015/4/20)で詳細がまだ明らかになっていない部分もあります。新しい情報が入り次第、今後も随時お伝えしていきます。

 

まとめ
今回のトピックについて、会社が取り組むべきこと

マイナンバーの事前準備5点の対応

番号を収集する際の本人確認を徹底する

番号の保管・廃棄の適切な管理体制をつくる

 

西嶋 一樹(にしじまかずき)のイメージ

執筆者

社会保険労務士事務所オフィスアールワン 西嶋 一樹(にしじまかずき)
サッカーと水泳が好きな33歳です。 担当しているクライアントのほとんどが100人未満の中小規模の会社様ですので、大企業とは異なるスタイルでの人事労務のリスクマネジメントに腐心しています。最近はマイナンバー対応に注力しており、得意分野といえるようになってきました。 いつの日かサッカーの本場イングランドでサッカー観戦がしたいと思っています。

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