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SNSで会社が危機に?企業が必ず備えておきたいSNS利用ポリシー。

SNSで会社が危機に?企業が必ず備えておきたいSNS利用ポリシー。 - 社会保険労務士事務所オフィスアールワン | 東京都千代田区

こんにちは。社会保険労務士事務所オフィスアールワンの西嶋(にしじま)です。最近、サッカーの香川選手がドルトムントに復帰したことがうれしくてたまりません・・・!

数年前までは目新しかったTwitterやFacebookなどのSNS(ソーシャル・ネットワーキング・サービス)ですが、今や使用していないほうが珍しいと感じられるくらい普及してきました。個人での利用はもちろんのこと、企業でも宣伝や情報発信のツールとして広く利用されています。

さて、少し前の話となりますが、従業員によるモラルの低いSNS投稿が原因となり企業が損害を被るなどのトラブルが多発して、ニュースとなっていたことはご存知の方も多いと思います。最近ではそのようなニュースが少ないように感じますが、それを「SNS利用者のモラルが急に改善したから」と考えるのはもちろん不自然です。

今回のテーマは、「従業員のSNS利用のトラブル対策」です。「SNSと無縁の会社はない」といえるほどに普及した今だからこそ、改めて企業として「必ず備えておくべき」対策について確認していきたいと思います。

 

SNS利用における企業損害の事例

まずは、従業員のSNS投稿が原因で大きなトラブルに発生した事例を紹介します。

①ファミリーレストラン
アルバイトが冷凍庫の中に入って撮った写真を投稿したことにより閉店に追い込まれた。

②コンビニエンスストア
アルバイトがアイスの冷凍庫の中に入って撮った写真を投稿。商品の全撤去、お客への返金が発生し、後日閉店となった。

③電子部品メーカー
社員がTwitterに「HDCPのマスターキー」を投稿。(HDCPとはDVD、ブルーレイの著作権保護規格で、マスターキーを悪用されると、コピー防止機能を事実上無効にできるというもの)後に本物と発覚し大きな問題になった。

どれもニュースとなっておりますのでご存知の方も多いかと思いますが、改めてリスクの大きさが実感できますね。

このような非常識な投稿がきっかけで、企業のブランドイメージが損なわれるだけでなく、社会的にも大きく信用を失うことになります。一般的には、企業への帰属意識が低い傾向にあるアルバイトやパート社員を多く抱える企業はより発生リスクが高いといわれています。

 

企業が準備すべき4つの対策

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もちろん、企業が従業員に対して「SNSの使用全般を禁止する」ということは全く現実的ではありません。そのうえで、企業がとれるリスク対策として具体的なプランは下記の4つとなります。

ここで重要なのは、「従業員」といった場合に、正社員だけではなく契約社員やアルバイト、といったすべての従業員を対象とすることです。

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① ガイドラインを作成する。

企業ごとの環境に合ったガイドラインを作成し、どこまでの投稿がOKで、どこからがNGなのか、具体例を入れて定めます。また、不適切な投稿が行われてしまった場合の対応も明確にします。

② 全従業員への教育を行う。

全従業員に対して、ガイドラインに基づくSNS利用の教育を行います。特に新入社員に対しては、必ず入社時研修で実施します。

③ 就業規則の服務規定を改定する。

就業規則内に下記内容を記載します。

・自社の不利益になる発言(誹謗中傷、会社批判)を投稿してはならない。
・自社の機密情報、取引先の重要な情報、他人の不都合となる情報を投稿してはならない。
・勤務時間中のSNSへの投稿を禁止する。
・規則違反をした場合は懲戒処分を行う。会社に損害を与えた際は損害賠償請求を行う。

※服務規定は正社員だけでなく、契約社員、アルバイト等、全従業員を対象とする内容にすることが必要です。

④ 「機密保持に関する誓約書」を全従業員から取り付ける。

一般的には入社時に取得しますが、もちろん任意のタイミングで既存の全従業員から取得することも可能です。

ただし、就業規則に「機密保持」および「誓約書の堤出をする旨」の定めが無い場合には、従業員は誓約書への署名を拒否することもできます。そのため、それらをあらかじめ就業規則に定めておくことが必要です。 (定められていながら、署名に拒否をした従業員は「懲戒処分の対象」となります)

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以上となります。

従業員の方がどれくらいSNSを使用しているのか、どのような投稿を普段しているのか、といったことを会社側で把握することは困難です。

そのために「うちの従業員はさほど使っていないだろう」「モラルの低い投稿はしないだろう」とついつい感覚で判断して、対策を先延ばしにしてしまってはいないでしょうか?しかし、この次にニュースとなってしまうのは、そのように考えてしまっていた会社かもしれません。

SNSが当たり前のものになった今だからこそ、改めて自社のSNS利用ポリシーを確認したうえで、従業員への周知を徹底していきましょう。

西嶋 一樹(にしじまかずき)のイメージ

執筆者

社会保険労務士事務所オフィスアールワン 西嶋 一樹(にしじまかずき)
サッカーと水泳が好きな33歳です。 担当しているクライアントのほとんどが100人未満の中小規模の会社様ですので、大企業とは異なるスタイルでの人事労務のリスクマネジメントに腐心しています。最近はマイナンバー対応に注力しており、得意分野といえるようになってきました。 いつの日かサッカーの本場イングランドでサッカー観戦がしたいと思っています。

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